Como funciones básicas los registros deben incluir:
- Inventario de equipo y ubicaciones técnicas, en donde se encuentran detalladas las características técnicas más relevantes de dichos equipos así como documentación adjunta para su consulta, planos, manuales de usuario, esquemas eléctricos, manuales de repuestos, etc.
- Planificación de las tareas de mantenimiento y generación de órdenes de trabajo para su cumplimiento. En base a planes de mantenimiento y procedimientos predefinidos, el sistema propone un calendario con las tareas y revisiones a realizar en cada uno de los equipos. También permite planificar las actividades de mantenimiento a partir de frecuencias temporales o a partir de las horas de funcionamiento de cada máquina.
- Registro del resultado de las ordenes de trabajo (tanto correctivas como planificadas en mantenimiento preventivo) en donde se informa al sistema de los trabajos realizados y su resultado: motivo de la intervención, revisiones realizadas, sustituciones-reparaciones de piezas, horas-hombre empleadas en la reparación o revisión y costes de mantenimiento.
- Registro de incidencias detectadas en las instalaciones, seguimiento de las mismas y derivación en ordenes de mantenimiento si procede.
- Estadísticas e informes sobre incidencias.
Toda esta información que puede parecer un exceso de trabajo inútil ayudara con el tiempo y la adecuación del personal a agilizar y mejorar la ejecución de los distintos procesos.
Conservación y uso de los registros de mantenimiento.