Software de mantenimiento. Costes y Beneficios

Si nos encontramos en la situación de buscar un software GMAO (Gestión de Mantenimiento por Asistido Ordenador), con frecuencia tendremos que proporcionar una justificación para la compra en términos de costos y beneficios esperados. Esto puede ser difícil de hacer y bastante tedioso. 

¿Cuáles son los costos de software GMAO?

En la compra y el uso de software GMAO para la gestión de mantenimiento incurriremos en una variedad de costes. Estos costes no son sólo financieros, sino también una gran variedad de gastos relativos a la implantación, capacitación, usabilidad, etc.

1. Costes de licencias de software: Esto representa el costo de la licencia, típicamente un costo por única vez a menos que estemos pensando en comprar actualizaciones.
2. Costes de mantenimiento: Por lo general implica el mantenimiento y actualizaciones del software, así como mejoras realizadas en el mismo. 
3. Costes de consultoría y formación: Es posible que necesitemos obtener los consultores del sitio (del proveedor de software o alguna otra empresa ) para configurar el software o proporcionar formación a los empleados. Necesitaremos un presupuesto de los costes reales durante el tiempo de consultoría, más cosas como el tiempo por persona dedicado al aprendizaje de uso del software, la información de los costos del departamento de Tecnología para el establecimiento de algún tipo de hardware, etc.
4. Otros costes de software y hardware: Para ejecutar el software y su base de datos necesitaremos ordenadores y servidores. También es posible que tengamos que comprar otro software a terceros para ejecutar el sistema, por ejemplo software de base de datos, licencias de sistema operativo, software de servidor web, etc. Si estamos usando codifigos de barras es posible que tengamos que comprar los lectores de código de barras y otros tipos de software.
5. Precios de suscripción anual/mensual: Si estamos comprando software como servicio (SAAS), donde nos conectamos y usamos una solución alojada en un servidor ajeno a nuestras instalaciones tendremos que pagar una cuota en lugar de una tasa de licencia de una sola vez. En general los gastos de apoyo y actualizaciones están incluidas en dichas tasas.
6. Costes de migración de datos: Se trata de los gastos de la transferencia de datos desde un sistema existente, o copiar datos de hojas de cálculo o en papel en el nuevo sistema. Si bien esto es algo que el equipo de mantenimiento puede hacer por sí mismos todavía hay un costo debido a las horas de trabajo dedicadas a hacer esto. 
7. Costes de administración del sistema: Costes involucrados para que alguien mantenga el sistema propio. Por ejemplo, realizar copias de seguridad regulares, configurar usuarios, centro de ayuda, administración, etc.

¿Cuales son los beneficios?

1. Reducción de las averías de equipos, debido a un mejor mantenimiento: El mantenimiento del equipo se planificará mejor, el mantenimiento preventivo sera mas improbable que se nos olvide, comenzaremos a ver un menor número de averías de equipos a través del tiempo.
2. Reducción en los costes de horas extras debido a un menor número de averías: Menos averías en los equipos significa menos mantenimiento, menos "emergencias" cuando se necesitan todas las manos para arreglar las cosas rápidamente. Así que veremos menores costes de horas extras ya que los técnicos de mantenimiento harán menos horas extras para reparar los equipos críticos que se han roto.
3. Mejora de la gestión de cartera de mantenimiento: Representa el mantenimiento en circulación que no se ha hecho. Con el software GMAO seremos capaces de hacer un mejor seguimiento de los trabajos de mantenimiento.
4. La reducción de conflictos de horario debidos a mantenimiento: Esto puede ser un gran beneficio. Si hemos planificado un mantenimiento crítico en un equipo, pero choca con los horarios de producción, no vamos a ser muy populares. Calendarios de mantenimiento creados a partir de nuestro GMAO ayudaran a planificar el mantenimiento futuro y reprogramar según sea necesario.
5. Debido a un mejor mantenimiento la mayoría de equipos van a durar más tiempo: Esto reduce los costes de inversión de la compra de nuevos equipos.
6. Mejor gestión de inventario: Fuente importante de ahorro. Debido a una mejor planificación de mantenimiento optimizaremos la gestión de repuestos. Reduciremos stocks, tendremos herramientas para evaluar a nuestros proveedores en calidad y fiabilidad, etc.
7. Mejora del análisis de los problemas y la presentación de informes a dirección: El software de mantenimiento nos ayudará a generar estadísticas sobre el rendimiento que se puede compartir con la gerencia para que tengan una mejor idea de cómo el departamento de mantenimiento está haciendo las cosas, así como obtener advertencias sobre posibles problemas.
8. Normalización de los trabajos de mantenimiento debido a las plantillas de tareas: Con un buen software GMAO podremos crear plantillas de tareas de mantenimiento estándar para crear órdenes de trabajo. Las instrucciones sobre cómo llevar a cabo el mantenimiento se pueden estandarizar en estas plantillas. Esto hace que sea más fácil entrenar a nuevos técnicos, así como mejorar los estándares de mantenimiento.
9. Mejora de la satisfacción del usuario/cliente: La reducción de averías y mejor planificación de mantenimiento preventivo creara una mejor impresión en nuestros clientes. Los planes de mantenimiento tienen menos probabilidades de interferir con las operaciones.

Espero que estos consejos os hayan servido.

Un saludo.

Uso de tabletas y smartphones en nuestra empresa ¿para incrementar la productividad?

El pasado mes de Julio leía un articulo en el economista.es sobre este tema, en el hablaba de la imparable tendencia a la alza que han sufrido estos dispositivos.

Tabletas y los smartphones han venido para quedarse. La realidad demuestra que están cada día más presentes en la sociedad. Desde que aparecieron, su uso se ha ideo extendiendo tanto en hogares como en empresas.Y precisamente es en el lugar de trabajo donde se está percibiendo un gran aumento en el uso de estos dispositivos móviles.

Estos datos son los que ha recogido el último informe de Eurostat. Este informe refleja datos interesantes para España en los que muestra que el 45% de las empresas españolas dan dispositivos móviles a los empleados y, de estos, cuatro de cada diez optan más por los smartphones y las tabletas.

Entre los objetivos principales que más destacan por los españoles para la utilización de estas tecnologías sobresalen el poder ver el email de forma remota y, también, acceder a Internet y a documentos como aplicaciones empresariales.

Pero verdaderamente, ¿cuáles son las ventajas principales de utilizar estos dispositivos dentro de una empresa?

Pixmania-Pro.com es un portal dedicado a la comercialización de productos B2B, es decir, a la interacción entre diferentes empresas, y ha realizado un estudio donde muestra a los empresarios todas las ventajas de utilizar tabletas y smartphones.

Notas actualizadas

Según el informe, con el uso de estos dispositivos se logra reforzar la productividad laboral de sus empleados, se consigue tener todas las notas actualizadas y, también, las tabletas suponen un gadget idóneo para que empleados que lleven catálogos lo puedan ofrecer a sus clientes de manera digital. Pero como indica el mismo estudio, hay más ventajas. Los sistemas operativos, como Android o iPad ofrecen a sus usuarios un uso rápido de los dispositivos y una conexión de calidad. Además, el reducido peso y el mejor transporte hacen que sean más manejables para desplazar y el uso es más confortable.

Todas estas ventajas que refleja Pixmania-Pro.com hacen parecer que en este nuevo mundo de smartphones y tabletas, todo lo que ofrecen son ventajas. Pero como todas las cosas, también tienen su parte menos agradable.

El psicólogo especializado en asuntos laborales, Miguel Arranz, apunta que en el uso de estos dispositivos móviles en empresas "soy muy crítico. El uso es correcto y está bien, sólo si se utilizan dentro del horario laboral porque se pueden dar casos, por ejemplo, de ejecutivos o comerciales que se sienten acosados. Debemos tener muy claro cuál es el uso correcto y para qué se debe utilizar".

No hay duda de que las tabletas y smartphones son utilizados como material de oficina. Pero cuando se sale de ésta no siempre es bueno para la salud estar conectados las 24 horas al trabajo. Este dato lo confirma Miguel Arranz cuando expresa que "por regla general, está muy bien que se utilicen dentro del horario laboral de los trabajadores de una empresa, pero en cuanto uno llega a casa, lo que tiene que hacer es dedicar ese tiempo a la familia". Además, añade que "el trabajador que no desconecta a ninguna hora del día de su trabajo puede sufrir más problemas de estrés y, cómo no, problemas familiares y de pareja".

Desmontando el mito

Otro uso muy frecuente en estos últimos tiempos es la creación de los llamados grupos en Facebook, LinkedIn, Tuenti, Whatsapp... con los compañeros del trabajo. "Esto hace que nunca dejemos de relacionarnos con las mismas personas y que los temas que se traten, sea la hora que sea y el lugar en el que los miembros de ese grupo se hallen, siempre esté relacionados con los asuntos laborales y de oficina, inclusive los fines de semana", apunta el especialista clínico.

Ahora que las fiestas navideñas se acercan y mucha gente toma vacaciones, Miguel Arranz propone la solución que parece ser más indicada. "En vacaciones hay que hacer lo que yo denomino como cierre de quiosco. La gente debe abandonar el uso de todos los dispositivos móviles que tengan a su alcance, siempre en la medida de lo posible".

En definitiva, las vacaciones se inventaron para relajarnos, descansar y, a lo largo de todo ese tiempo, debemos estar más unidos con la familia. "Siempre nos quedarán las cámaras de fotos para reflejar los buenos momentos en vacaciones", como expresa Arranz.

Los profesionales de mantenimiento no somos ajenos a estas tecnologías y posiblemente dentro de no mucho tiempo tendremos a nuestra disposición programas y aplicaciones destinadas a facilitar nuestro día a día. La aplicación de en nuestro campo posiblemente pase por:

• Acceso a nuestros procedimientos fácil y rápido
• Control de tiempos y tareas
• Planificación
• Memoria documental
• Bases de datos errores
• Histórico
• Registro incidencias
• Control de repuestos
• ..........

Un saludo

Personas

El modelo organizativo de la gran mayoría de las Pymes podría definirse como tradicional ya que se observan las siguientes características que detallaran a continuación, por ello para afrontar los desafíos futuros en un mercado más cambiante, globalizado y competitivo, se recomienda cambiar a un modelo organizativo más flexible donde se den otras características.

Procedimientos y estandarización en Mantenimiento

La elaboración de manuales de procesos y su adecuada divulgación y control facilitan el éxito de la organización en sus diferentes actividades.

Con el estado actual de innovación tecnológica, la complejidad de los mercados y la competitividad, que tipifican el mundo empresarial moderno, los gestores deben interiorizar que la buena elaboración y difusión de los objetivos, políticas, estrategias, normas de trabajo y rutinas administrativas y operativas dentro del ámbito apropiado, son actos indispensables para el logro de los objetivos.

La finalidad de cualquier manual es ofrecer una descripción actualizada, concisa y clara de las actividades contenidas en cada proceso. Por ello, un manual jamás se puede considerar concluido y completo, ya que debe evolucionar con la organización.

Reingeniería de procesos (3/4) - Metodología de Reingeniería de Procesos

La Reingeniería de procesos consigue resultados en cada una de las áreas de la organización: mantenimiento, logística, operaciones/producción, compras, ventas, marketing, planificación, gestión de personas, etc.

Por ello, la mejora y el control de procesos son básicos para la correcta gestión empresarial y así conseguir los siguientes objetivos:

• Conseguir un mejor flujo de información y materiales.
• Obtención de importantes incrementos de la productividad.
• Disminución de los tiempos de proceso del producto o servicio.
• Disminución de los costes de las actividades y productos.