Procedimientos y estandarización en Mantenimiento

La elaboración de manuales de procesos y su adecuada divulgación y control facilitan el éxito de la organización en sus diferentes actividades.

Con el estado actual de innovación tecnológica, la complejidad de los mercados y la competitividad, que tipifican el mundo empresarial moderno, los gestores deben interiorizar que la buena elaboración y difusión de los objetivos, políticas, estrategias, normas de trabajo y rutinas administrativas y operativas dentro del ámbito apropiado, son actos indispensables para el logro de los objetivos.

La finalidad de cualquier manual es ofrecer una descripción actualizada, concisa y clara de las actividades contenidas en cada proceso. Por ello, un manual jamás se puede considerar concluido y completo, ya que debe evolucionar con la organización.

Todo trabajo debe ser divulgado para conocimiento y utilización del grupo respectivo de la organización. Para alcanzar este objetivo, es preciso consolidarlo y presentarlo adecuadamente, bajo un documento conocido como manual, aprobado por gerencia para que adquiera la fuerza necesaria y se aplique como corresponda, ya que existe la tendencia a resistir cualquier norma reguladora que limite la libertad de improvisar y de hacer lo que más convenga a cada uno.

Por manual de procesos se entiende la colección sistemática de los procesos que indique al personal de la empresa las actividades a ser cumplidas y la forma como deben ser realizadas.

Objetivos

Algunos de los objetivos que se pretenden conseguir con la creación de manuales de procesos de mantenimiento son los siguientes: 

• Coadyuvar a la ejecución correcta y oportuna de los procesos
• Propiciar la uniformidad en el trabajo
• Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzos en la ejecución del trabajo, evitando la repetición de instrucciones
• Servir de medio de integración y orientación al personal nuevo, que facilite su incorporación al trabajo
• Facilitar el aprovechamiento de los recursos humanos y materiales
• Ser el instrumento útil para la orientación e información al cliente. Facilitar la supervisión y evolución del trabajo
• Propiciar el mejoramiento de la productividad en la empresa

Ventajas

También cabe destacar las principales ventajas que se obtienen mediante la creación y utilización de procedimientos. 

• Ayudan al incremento de la eficiencia, la calidad y la productividad 
• Fuente importante y constante de información sobre los trabajos de la empresa 
• Aumenta la predisposición del personal para asumir responsabilidades
• Elemento importante de revisión y evaluación objetiva de las prácticas de trabajo
• Representan una restricción a la improvisación
• Constituyen un instrumento efectivo de consulta, orientación y entrenamiento
• Facilitan el proceso de hacer efectivas las normas, procesos y funciones administrativas
• Evitan discusiones innecesarias y equívocos
• Ayudan a fijar criterios y patrones, así como la uniformidad en la terminología técnica
• Constituyen una memoria institucional

Características

Partiendo de las ventajas de la utilización de los manuales de procedimientos, se pueden enunciar algunas características que ellos deben cumplir: 

• Satisfacer las necesidades reales de la empresa
• Contar con instrucciones reales de la empresa
• Redacción simple, corta y comprensible
• Hacer uso racional y adecuado, por parte de los destinatarios
• Gozar de flexibilidad para cubrir diversas situaciones
• Tener un proceso continuo de revisión y actualización
• Facilitar, a través del diseño, su uso, conservación y actualización
• Estar debidamente formalizado por la instancia correspondiente de la empresa

Un aspecto importante que se debe tener en cuenta en materia de compilación y consulta de los manuales es el relacionado con la utilización de aplicaciones de sistemas que permiten actualización y consulta rápida. En la medida en que la presentación y consulta de los manuales pueden llevarse a cabo por medios electrónicos mucho mejor desde el punto de vista de la agilidad, seguridad y costos.

Tipos de estándares de mantenimiento 

• Estándares de mantenimiento del equipo: Indica métodos para medir el deterioro del equipo, detección de deterioro y restauración de equipo. 
• Estándares de inspección. Son técnicas para medir o determinar el deterioro. Especifica el área y objetos a ser inspeccionados, los intervalos de inspección, métodos, instrumentos de medición, criterio de evaluación, acción correctiva a tomar, etc. Incluye dibujos ilustrados y fotografías. 
• Estándares de servicio. Especifican como dar servicio de rutina hecho con herramientas de mano. Incluyen guías y método para diferentes tipos de servicio, tal como limpieza, lubricación, ajuste y partes de reemplazo. 
• Estándares de reparación. Especifica condiciones y métodos para el trabajo de reparación. Los estándares de reparación usualmente incluyen métodos de reparación y horas de trabajo. 
• Procedimientos del trabajo de mantenimiento: Son procedimientos y métodos de trabajo, tiempos para inspección, servicio, reparación y otros tipos de trabajo de mantenimiento. 

Estos estándares son preparados para el trabajo que se desempeña frecuentemente. Son de mucha ayuda en medir la eficiencia del personal encargado del mantenimiento, estimar horas de trabajo disponible y capacidad de reserva, entrenar nuevos trabajadores, programar trabajo, etc.

Un saludo.