Software de mantenimiento. Costes y Beneficios

Si nos encontramos en la situación de buscar un software GMAO (Gestión de Mantenimiento por Asistido Ordenador), con frecuencia tendremos que proporcionar una justificación para la compra en términos de costos y beneficios esperados. Esto puede ser difícil de hacer y bastante tedioso. 

¿Cuáles son los costos de software GMAO?

En la compra y el uso de software GMAO para la gestión de mantenimiento incurriremos en una variedad de costes. Estos costes no son sólo financieros, sino también una gran variedad de gastos relativos a la implantación, capacitación, usabilidad, etc.

1. Costes de licencias de software: Esto representa el costo de la licencia, típicamente un costo por única vez a menos que estemos pensando en comprar actualizaciones.
2. Costes de mantenimiento: Por lo general implica el mantenimiento y actualizaciones del software, así como mejoras realizadas en el mismo. 
3. Costes de consultoría y formación: Es posible que necesitemos obtener los consultores del sitio (del proveedor de software o alguna otra empresa ) para configurar el software o proporcionar formación a los empleados. Necesitaremos un presupuesto de los costes reales durante el tiempo de consultoría, más cosas como el tiempo por persona dedicado al aprendizaje de uso del software, la información de los costos del departamento de Tecnología para el establecimiento de algún tipo de hardware, etc.
4. Otros costes de software y hardware: Para ejecutar el software y su base de datos necesitaremos ordenadores y servidores. También es posible que tengamos que comprar otro software a terceros para ejecutar el sistema, por ejemplo software de base de datos, licencias de sistema operativo, software de servidor web, etc. Si estamos usando codifigos de barras es posible que tengamos que comprar los lectores de código de barras y otros tipos de software.
5. Precios de suscripción anual/mensual: Si estamos comprando software como servicio (SAAS), donde nos conectamos y usamos una solución alojada en un servidor ajeno a nuestras instalaciones tendremos que pagar una cuota en lugar de una tasa de licencia de una sola vez. En general los gastos de apoyo y actualizaciones están incluidas en dichas tasas.
6. Costes de migración de datos: Se trata de los gastos de la transferencia de datos desde un sistema existente, o copiar datos de hojas de cálculo o en papel en el nuevo sistema. Si bien esto es algo que el equipo de mantenimiento puede hacer por sí mismos todavía hay un costo debido a las horas de trabajo dedicadas a hacer esto. 
7. Costes de administración del sistema: Costes involucrados para que alguien mantenga el sistema propio. Por ejemplo, realizar copias de seguridad regulares, configurar usuarios, centro de ayuda, administración, etc.

¿Cuales son los beneficios?

1. Reducción de las averías de equipos, debido a un mejor mantenimiento: El mantenimiento del equipo se planificará mejor, el mantenimiento preventivo sera mas improbable que se nos olvide, comenzaremos a ver un menor número de averías de equipos a través del tiempo.
2. Reducción en los costes de horas extras debido a un menor número de averías: Menos averías en los equipos significa menos mantenimiento, menos "emergencias" cuando se necesitan todas las manos para arreglar las cosas rápidamente. Así que veremos menores costes de horas extras ya que los técnicos de mantenimiento harán menos horas extras para reparar los equipos críticos que se han roto.
3. Mejora de la gestión de cartera de mantenimiento: Representa el mantenimiento en circulación que no se ha hecho. Con el software GMAO seremos capaces de hacer un mejor seguimiento de los trabajos de mantenimiento.
4. La reducción de conflictos de horario debidos a mantenimiento: Esto puede ser un gran beneficio. Si hemos planificado un mantenimiento crítico en un equipo, pero choca con los horarios de producción, no vamos a ser muy populares. Calendarios de mantenimiento creados a partir de nuestro GMAO ayudaran a planificar el mantenimiento futuro y reprogramar según sea necesario.
5. Debido a un mejor mantenimiento la mayoría de equipos van a durar más tiempo: Esto reduce los costes de inversión de la compra de nuevos equipos.
6. Mejor gestión de inventario: Fuente importante de ahorro. Debido a una mejor planificación de mantenimiento optimizaremos la gestión de repuestos. Reduciremos stocks, tendremos herramientas para evaluar a nuestros proveedores en calidad y fiabilidad, etc.
7. Mejora del análisis de los problemas y la presentación de informes a dirección: El software de mantenimiento nos ayudará a generar estadísticas sobre el rendimiento que se puede compartir con la gerencia para que tengan una mejor idea de cómo el departamento de mantenimiento está haciendo las cosas, así como obtener advertencias sobre posibles problemas.
8. Normalización de los trabajos de mantenimiento debido a las plantillas de tareas: Con un buen software GMAO podremos crear plantillas de tareas de mantenimiento estándar para crear órdenes de trabajo. Las instrucciones sobre cómo llevar a cabo el mantenimiento se pueden estandarizar en estas plantillas. Esto hace que sea más fácil entrenar a nuevos técnicos, así como mejorar los estándares de mantenimiento.
9. Mejora de la satisfacción del usuario/cliente: La reducción de averías y mejor planificación de mantenimiento preventivo creara una mejor impresión en nuestros clientes. Los planes de mantenimiento tienen menos probabilidades de interferir con las operaciones.

Espero que estos consejos os hayan servido.

Un saludo.

¿Quieres empezar a lograr tu objetivo de Cero Averías?

La base para lograr Cero Averías es sin duda un buen plan de mantenimiento, y ¿que debemos tener en cuenta para lograr un buen plan de mantenimiento?
Una encuesta informal a 2.000 profesionales durante dos años concluyo que muchos programas de mantenimiento fallan en sus principios básicos:

• Limpieza
• Procedimentación
• Lubricación 

La encuesta examinó las averías y qué porcentajes de averías eran atribuibles a cada situación, como ya mencionamos en el post "Origen de las averías", eliminaríamos un gran porcentaje de averías si no descuidásemos aspectos tan básicos como la limpieza.

Limpieza

Las razones generalmente citadas para mantener un equipo limpio son:

1. inspecciones mas fáciles
2. mejor moral del empleado
3. atención mas fácil
4. menor contaminación
5. mejores impresiones de los clientes

pero ¿que pasa con las razones técnicas para mantener el equipo limpio? Por ejemplo, componentes tales como los motores, engranes, y sistemas hidráulicos. ¿Por qué se deben mantener limpios?

Muy sencillo, debemos mantener limpios estos equipos y componentes para:

1. Disipar calor y así evitar sobrecalentamientos, tanto en rodamientos, circuitos hidráulicos, engranajes, etc. El exceso de temperatura por una limpieza/refrigeración deficiente es una  de las principales causas de fallas en componentes electrónicos.
2. El exceso de temperatura hace que el aceite pierda sus cualidades, dependiendo del líquido hidráulico y sus aditivos, su vida se acortada en un 50% por unos cuantos grados de aumento en la temperatura. Ademas, cuando la temperatura del aceite continúa aumentando, el líquido se polimeriza. y estas partículas polimerizadas pueden viajar por el sistema hidráulico y causar que las válvulas y otros componentes se atasquen y por consecuencia fallen.
3. La presencia de suciedad afecta a la lubricación y genera un mayor desgaste en componentes mecánicos.
4. Se generan consumos eléctricos innecesarios, en el caso de la refrigeración de equipos o en los movimientos de los ejes.
5. La presencia de suciedad o cuerpos extraños en partes móviles pueden ocasionar importantes averías.

Estos son algunos ejemplos de la importancia de mantener el equipo limpio. ¿Cuantos mandos y empleados comprenden las razones técnicas de la limpieza en los equipos?

Procedimientos

La inexistencia de procedimientos para realizar las tareas, o la existencia de procedimientos defectuosos puede ocasionarnos problemas, y alejarnos de nuestro objetivo de Cero Averías.

¿Por que la calidad de un trabajo tiene que depender de la persona que lo haga?¿Por que una trabajo rutinario se realiza de distinta manera en función de la persona o del momento en el que lo realiza?¿Podemos permitirnos equívocos o mal entendidos? ¿Tenemos una memoria sobre los trabajos que se realizan?¿Como facilitamos la incorporación de una nueva persona en nuestro equipo?¿Podemos mejorar algo que no conocemos?

La respuesta a estas preguntas la encontramos en nuestro post "Procedimientos y estandarización en mantenimiento" en el que se explican de una manera mas detallada los objetivos, ventajas y características de una buena gestión de procedimientos.

Lubricación

En la práctica, ¿Cuantas veces el lubricante apropiado es aplicado en la cantidad correcta, con la frecuencia necesaria y con la herramienta adecuada? Intentamos que sea siempre, aun así un alto porcentaje de las fallos mecánicos (cojinetes, cadenas, engranajes, y a veces correas) están relacionados con la lubricación.

En las manos de un trabajador no entrenado, una pistola de aceite es un arma mortal para la máquina. Típicamente, un trabajador coloca uno de estos lubricadores de alta potencia en un cojinete pequeño del bloque de la almohadilla y tira del disparador. ¿Cómo el trabajador sabe cuándo el cojinete tiene bastante lubricante? Cuando el lubricante sale de los empaques es la respuesta más común. Pero ésa es la respuesta incorrecta. La mayoría de los cojinetes del bloque de la almohadilla se hacen para ser llenados solamente cerca de un tercio, dejando el espacio restante para el aire para la dispersión del calor.

¿Cuantos tipos de lubricantes nos podemos encontrar en un departamento de mantenimiento? Generalmente muchos y esto puede causar problemas. Los trabajadores deben tener las tablas del lubricante de uso. Cuando se mezclan los lubricantes podemos conseguir alcaloides, ácidos, viscosidad de adelgazamiento, viscosidad de espesamiento, coagulación, en pocas palabras, un lío.

La contaminación del lubricante es otra causa de fallos en equipos. El contaminante más común es el agua. Con un contenido en agua de apenas 0.002% en un lubricante, puede reducir la vida de un cojinete antifricción hasta en un 80%.

Con una cantidad tan pequeña de agua capaz de causar problemas, ¿no debemos poner mas atención a la re-lubricación cuando el equipo ha lavado en un ciclo de esterilización o un período de limpieza a vapor?

La prevención de la contaminación incluye el almacenaje correcto de los lubricantes. ¿Cuál es el almacenaje apropiado de un tambor de aceite o de grasa? ¿Horizontalmente o verticalmente? La respuesta es horizontalmente. El agua puede acumularse en la tapa de un tambor, y con el calor y enfriamiento normales de un día puede acumularse bajo los hilos de rosca del tornillo del tapón y en el lubricante. El 0.002% no es mucha agua.

Mas oportuno, menos inversión.

Imaginar los resultados si pudiéramos eliminar las averías provocadas por la falta en la limpieza, sujeciones incorrectas y procedimientos inapropiados de lubricación. ¿Coincide nuestra realidad con las encuestas? ¿que casi 50% de averías tienen una causa de raíz en una de las áreas mencionadas? Utilizando los principios básicos ¿reduciríamos el numero de averías a la mitad?

Si es así, ¿que inversión requeriremos para obtener esos resultados?

No mucha, solamente gastos de formación y el tiempo de las personas para hacer bien el trabajo.

La mayoría de las organizaciones no se preocupan por los principios básicos del mantenimiento. Y en algunas empresas, especialmente las que quieren que producción asuma el control de algunos de los deberes básicos del mantenimiento, la situación probablemente sea peor. Si ahora el grupo del mantenimiento no está haciendo los principios básicos correctamente, ¿involucrar a personal operativo haría alguna diferencia? No, no la haría.

El entrenamiento en los principios básicos para todas las personas involucradas en el mantenimiento, es crucial para progresar hacia las cero averías-cero defectos.

Un saludo,

Registros en mantenimiento

Como funciones básicas los registros deben incluir: 

• Inventario de equipo y ubicaciones técnicas, en donde se encuentran detalladas las características técnicas más relevantes de dichos equipos así como documentación adjunta para su consulta, planos, manuales de usuario, esquemas eléctricos, manuales de repuestos, etc. 
• Planificación de las tareas de mantenimiento y generación de órdenes de trabajo para su cumplimiento. En base a planes de mantenimiento y procedimientos predefinidos, el sistema propone un calendario con las tareas y revisiones a realizar en cada uno de los equipos. También permite planificar las actividades de mantenimiento a partir de frecuencias temporales o a partir de las horas de funcionamiento de cada máquina. 
• Registro del resultado de las ordenes de trabajo (tanto correctivas como planificadas en mantenimiento preventivo) en donde se informa al sistema de los trabajos realizados y su resultado: motivo de la intervención, revisiones realizadas, sustituciones-reparaciones de piezas, horas-hombre empleadas en la reparación o revisión y costes de mantenimiento. 
• Registro de incidencias detectadas en las instalaciones, seguimiento de las mismas y derivación en ordenes de mantenimiento si procede. 
• Estadísticas e informes sobre incidencias. 
  

Toda esta información que puede parecer un exceso de trabajo inútil ayudara con el tiempo y la adecuación del personal a agilizar y mejorar la ejecución de los distintos procesos.

Conservación y uso de los registros de mantenimiento.

Gestión de repuestos en mantenimiento

En este punto nos encontramos con un conflicto de intereses, desde el punto de vista técnico, cuantas más piezas de repuesto se tengan en el almacén mas se asegura la disponibilidad de los equipos, y desde otro punto de vista económico, cuantas menos piezas de repuesto haya almacenadas, menor capital inmovilizado. 

Por ello se deben buscar formulas que permitan asegurar la disponibilidad de los equipos con el mínimo capital inmovilizado posible.

Responsabilidad dentro del equipo

Es necesaria una diferenciación de los materiales que van a conformar el almacén de repuestos, en lo que respecta a la responsabilidad de cada una de las piezas que componen una máquina se pueden diferenciar en:

• Piezas sometidas a desgaste: A este grupo pertenecen aquellos elementos que unen piezas fijas y móviles o aquellas partes en contacto con fluidos, como cojinetes, casquillos, retenes, juntas, sensores.

Dosier de Máquina

Se trata de una carpeta, informatizada o no, en la que se recoge detalladamente toda la información referente a un equipo. Esta información pude ser de dos tipos:

• Externa (Dosier Externo): Se trata de toda la documentación que nos entrega el fabricante de la máquina.
• Interna (Dosier Interno): Es la información que generamos en la planta con las diferentes averías y revisiones que sufre el equipo.

El Dosier de Máquina debe ser, por tanto mantenido en el tiempo, es decir, se debe ir rellenando en cada parada o avería que sufre el equipo. Además la documentación con que se va completando este documento, debe ser funcional, este es, no debe ser muy parca: "rotura de cadena ..." y ya, no decimos cuando, ni la causa, ni cuál de las tres cadenas de que dispone el equipo es la que se ha roto; ni muy extensa, de tal manera que necesitaremos una estantería para guardar papeles y sea imposible de gestionar. Así nunca buscaremos nada.

Aspectos tácticos del mantenimiento Industrial relativos al conocimiento y la experiencia

Las opciones tácticas más extendidas y formalizadas son las siguientes:

• Mantenimiento Correctivo: Restitución, mediante reparación, de los equipos a la condición requerida de utilización. Mantenimiento “por avería”, “histérico”, “de rotura” o “a fallo”.
• Mantenimiento Preventivo: Se basa en la prevención del fallo mediante la programación de visitas periódicas en las que se realizan sustituciones, verificaciones y comprobaciones del estado de los componentes del equipo. Mantenimiento “histórico”.
• Mantenimiento Predictivo: Basado en el conocimiento del estado del componente por medición periódica o continua de algún parámetro significativo de la condición, pretende la detección precoz de los síntomas de avería y la estimación de la vida residual del componente. Mantenimiento “según estado” o “según condición”.
• Mantenimiento Planificado: Uso combinado del mantenimiento preventivo y predictivo, técnicas ambas que utilizan la planificación como método.
• Mantenimiento Efectivo: Promueve la focalización y esfuerzo de atención hacia los efectos y no sólo de forma intensiva hacia las causas del proceso de fallo. Sólo deben aplicarse los esfuerzos necesarios o efectivos.

Un saludo.