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domingo, 9 de febrero de 2014

Software de mantenimiento. Costes y Beneficios

Si nos encontramos en la situación de buscar un software GMAO (Gestión de Mantenimiento por Asistido Ordenador), con frecuencia tendremos que proporcionar una justificación para la compra en términos de costos y beneficios esperados. Esto puede ser difícil de hacer y bastante tedioso. 

¿Cuáles son los costos de software GMAO?
En la compra y el uso de software GMAO para la gestión de mantenimiento incurriremos en una variedad de costes. Estos costes no son sólo financieros, sino también una gran variedad de gastos relativos a la implantación, capacitación, usabilidad, etc.
  1. Costes de licencias de software: Esto representa el costo de la licencia, típicamente un costo por única vez a menos que estemos pensando en comprar actualizaciones.
  2. Costes de mantenimiento: Por lo general implica el mantenimiento y actualizaciones del software, así como mejoras realizadas en el mismo. 
  3. Costes de consultoría y formación: Es posible que necesitemos obtener los consultores del sitio (del proveedor de software o alguna otra empresa ) para configurar el software o proporcionar formación a los empleados. Necesitaremos un presupuesto de los costes reales durante el tiempo de consultoría, más cosas como el tiempo por persona dedicado al aprendizaje de uso del software, la información de los costos del departamento de Tecnología para el establecimiento de algún tipo de hardware, etc.
  4. Otros costes de software y hardware: Para ejecutar el software y su base de datos necesitaremos ordenadores y servidores. También es posible que tengamos que comprar otro software a terceros para ejecutar el sistema, por ejemplo software de base de datos, licencias de sistema operativo, software de servidor web, etc. Si estamos usando codifigos de barras es posible que tengamos que comprar los lectores de código de barras y otros tipos de software.
  5. Precios de suscripción anual/mensual: Si estamos comprando software como servicio (SAAS), donde nos conectamos y usamos una solución alojada en un servidor ajeno a nuestras instalaciones tendremos que pagar una cuota en lugar de una tasa de licencia de una sola vez. En general los gastos de apoyo y actualizaciones están incluidas en dichas tasas.
  6. Costes de migración de datos: Se trata de los gastos de la transferencia de datos desde un sistema existente, o copiar datos de hojas de cálculo o en papel en el nuevo sistema. Si bien esto es algo que el equipo de mantenimiento puede hacer por sí mismos todavía hay un costo debido a las horas de trabajo dedicadas a hacer esto. 
  7. Costes de administración del sistema: Costes involucrados para que alguien mantenga el sistema propio. Por ejemplo, realizar copias de seguridad regulares, configurar usuarios, centro de ayuda, administración, etc.
¿Cuales son los beneficios?
  1. Reducción de las averías de equipos, debido a un mejor mantenimiento: El mantenimiento del equipo se planificará mejor, el mantenimiento preventivo sera mas improbable que se nos olvide, comenzaremos a ver un menor número de averías de equipos a través del tiempo.
  2. Reducción en los costes de horas extras debido a un menor número de averías: Menos averías en los equipos significa menos mantenimiento, menos "emergencias" cuando se necesitan todas las manos para arreglar las cosas rápidamente. Así que veremos menores costes de horas extras ya que los técnicos de mantenimiento harán menos horas extras para reparar los equipos críticos que se han roto.
  3. Mejora de la gestión de cartera de mantenimiento: Representa el mantenimiento en circulación que no se ha hecho. Con el software GMAO seremos capaces de hacer un mejor seguimiento de los trabajos de mantenimiento.
  4. La reducción de conflictos de horario debidos a mantenimiento: Esto puede ser un gran beneficio. Si hemos planificado un mantenimiento crítico en un equipo, pero choca con los horarios de producción, no vamos a ser muy populares. Calendarios de mantenimiento creados a partir de nuestro GMAO ayudaran a planificar el mantenimiento futuro y reprogramar según sea necesario.
  5. Debido a un mejor mantenimiento la mayoría de equipos van a durar más tiempo: Esto reduce los costes de inversión de la compra de nuevos equipos.
  6. Mejor gestión de inventario: Fuente importante de ahorro. Debido a una mejor planificación de mantenimiento optimizaremos la gestión de repuestos. Reduciremos stocks, tendremos herramientas para evaluar a nuestros proveedores en calidad y fiabilidad, etc.
  7. Mejora del análisis de los problemas y la presentación de informes a dirección: El software de mantenimiento nos ayudará a generar estadísticas sobre el rendimiento que se puede compartir con la gerencia para que tengan una mejor idea de cómo el departamento de mantenimiento está haciendo las cosas, así como obtener advertencias sobre posibles problemas.
  8. Normalización de los trabajos de mantenimiento debido a las plantillas de tareas: Con un buen software GMAO podremos crear plantillas de tareas de mantenimiento estándar para crear órdenes de trabajo. Las instrucciones sobre cómo llevar a cabo el mantenimiento se pueden estandarizar en estas plantillas. Esto hace que sea más fácil entrenar a nuevos técnicos, así como mejorar los estándares de mantenimiento.
  9. Mejora de la satisfacción del usuario/cliente: La reducción de averías y mejor planificación de mantenimiento preventivo creara una mejor impresión en nuestros clientes. Los planes de mantenimiento tienen menos probabilidades de interferir con las operaciones.
Espero que estos consejos os hayan servido.

Un saludo.

domingo, 2 de febrero de 2014

Factores que influyen en el mantenimiento

Existen factores que influyen a la hora de implementar un sistema de mantenimiento y que, por lo general, no se tienen en cuenta. Evidentemente estos factores suponen una carga adicional de trabajo, sin embargo es mucho mayor el beneficio económico y de tiempo que podemos obtener.


A continuación se comentan algunos de estos factores que pueden tener gran incidencia.
  1. Codificación: Es uno de los sistemas más eficaces y que se suelen ignorar. Es muy importante el tener un sistema de codificación tanto para la documentación, gamas de mantenimiento, equipos y repuestos. Nos facilitará tener localizado el equipo, ver a que sistema pertenece, qué documentación tiene asociada (datos técnicos, planos y manuales de reparación), los repuestos asignados al equipo y su ubicación en el almacén, las tareas que tiene asignadas. Todo esto supone un gran trabajo, evidentemente, pero los resultados son realmente positivos, obtendremos un gran ahorro de tiempo (y el tiempo es dinero) a la hora de localizar documentación y los repuestos adecuados en la reparación de una avería, nos facilitará la obtención de un histórico de mantenimiento o de reparación, que nos ayudará para detectar averías repetitivas y erradicar la causa, hacer estimaciones de costes para una posterior negociación de contratos, control de las tareas e intervenciones en los equipos, actualizaciones de documentación,…
  2. Seguridad: Un factor imprescindible. Las tareas de mantenimiento han de realizarse con unas medidas de seguridad adecuadas, el mayor activo de cualquier empresa son las personas y es una obligación cuidar de ellas. Si los operarios se sienten seguros realizarán las tareas de forma más rápida y eficaz. En ocasiones las medidas de seguridad suponen un aumento en el tiempo de intervención, pero mayor es el tiempo perdido por un accidente y una baja.
  3. Medioambiente: Este factor nos puede ahorrar dinero con un correcta gestión de los residuos o de ciertos materiales. Intimamente ligado en muchas ocasiones con la seguridad. En ocasiones se pierde un tiempo precioso en intentar gestionar los residuos, cuando debe ser algo de sentido común y previsto con anterioridad.
  4. Almacén: Consiste en realizar una correcta discriminación de repuestos, existen críticos, comerciales y de plazo de entrega admisible. Es decir, no es necesario tener repuesto de todo, esto genera un inmovilizado excesivo. Hay que realizar una discriminación de repuestos necesarios por su criticidad o plazo de entrega, ver si una avería puede suponer una parada de la producción. Se puede hablar con los proveedores la posibilidad de almacenaje por su parte, ver los plazos de entrega. Optimizando los repuestos y firmando contratos de suministro a medio-largo plazo, puede suponer un gran ahorro de costes.
  5. Documentación: Disponer de la documentación adecuada, actualizada y de fácil acceso, es fundamental a la hora de realizar intervenciones eficaces, tanto a nivel de reparación como de tarea de mantenimiento. Documentación adecuada al equipo o material, actualizada con las últimas modificaciones que se hayan podido realizar y de fácil acceso, lo que supone disminuir los tiempos de actuación.
  6. GMAO: Con GMAO nos referimos a un programa de gestión de mantenimiento, no tiene por qué ser excesivamente sofisticado y caro, basta con tener ordenados y disponibles ciertos parámetros necesarios, identificar equipos, asociar repuestos y documentación, historial de intervenciones, etc. Supone disponer de una base de datos necesaria para la correcta sistematización del mantenimiento.
  7. Relación entre departamentos: El mantenimiento no se puede considerar como sistema aislado, necesita de una colaboración con otros departamentos, Producción, Compras, Seguridad, Medioambiente, Recursos Humanos, etc. Si se favorece la comunicación entre los departamentos se potenciará la colaboración, lo que mejorará la eficacia del trabajo y se aumentará la rentabilidad. Hay que ver a los otros departamentos como complementarios, no como rivales, algo que sucede con frecuencia.
  8. Formación: Es necesario mantener al personal informado y actualizado con la correcta formación. Formación sobre equipos, sistemas, materiales, seguridad, etc. Todo aquello que sea necesario para realizar y comprender el trabajo, mejoraremos la disposición del empleado y aumentaremos su motivación puesto que percibirá que la empresa invierte en él para que tenga todos los medios a su alcance para realizar un trabajo óptimo.
Trabajando con sentido común estos factores obtendremos resultados óptimos, mejoraremos la eficacia del sistema, disminuiremos incidencias y tiempos de respuesta y lograremos mayor rentabilidad en la empresa.

Un saludo.
Fuente: Ángel Partida

miércoles, 29 de mayo de 2013

Principales modelos de calidad TQM existentes


Algunos de los principales modelos de Calidad Total:

MODELO DEMING
Se desarrollo en Japón en 1951 por la JUSE (Unión Japonesa de Científicos e Ingenieros). Recoge la aplicación práctica de las teorías japonesas de Control Total de la Calidad (TQC) o Control de la Calidad en toda la empresa (CWQC).
Sigue los siguientes criterios de evaluación:
  • Políticas y objetivos
  • Organización y operativa
  • Educación y su diseminación
  • Flujo de información y su utilización
  • Calidad de productos y procesos
  • Estandarización
  • Gestión y control
  • Garantía de calidad de funciones, sistemas y métodos
  • Resultados
  • Planes para el futuro
MODELO MALCOLM BALDRIGE
En 1987 el congreso de los Estados Unidos crea el Premio Nacional de la Calidad Malcolm Baldrige, momento en que los productos japoneses invaden el país. Se hace necesario competir internacionalmente y se crea el premio nacional de calidad americano.
La misión del premio es doble:
  1. Sensibilizar al país y a las industrias, promocionando la utilización de la Calidad Total como método competitivo de gestión empresarial.
  2. Disponer de un medio de reconocimiento formal y público de los méritos de aquellas firmas que lo hubieran implantado con éxito.
Los criterios de evaluación son los que se detallan a continuación:
  • Liderazgo
  • Planificación estratégica
  • Enfoque al cliente y mercado
  • Información y análisis
  • Enfoque al recurso Humano
  • Gerencia de los procesos
  • Resultados del negocio
MODELO EFQM (European Foundation for Quality Management)
En 1988, 14 importantes empresas de Europa tomaron la iniciativa de crear la Fundación Europea para la Gestión de la calidad, reconociendo el potencial para la obtención de una ventaja competitiva en Europa a través de la aplicación de la Gestión de Calidad Total.

Actualmente cuenta con más de 1000 miembros procedentes de la mayoría de países europeos y de todos los sectores empresariales y organizaciones no lucrativas.
La EFQM tiene una doble misión:
  1. Apoyar a las empresas europeas en su gestión, para acelerar el proceso de convertir a la Calidad Total en un elemento decisivo para obtener una ventaja competitiva global.
  2. Estimular y apoyar a todos los estamentos de la Europa Occidental a participar en actividades tendentes a mejorar la calidad y promover la cultura de calidad.  
Criterios de evaluación:
  • Liderazgo
  • Personas
  • Política y estrategia
  • Alianzas y recursos
  • Procesos
  • Resultados en las personas
  • Resultados en los clientes
  • Resultados en la sociedad
  • Resultados clave
Se puede apreciar que los criterios de evaluación de los tres sistemas son similares, esto nos lleva a la conclusión de que los criterios con los que se mide la calidad son similares en cualquier país, esta coincidencia es debida a que la internacionalización de los productos nos lleva a la internacionalización de los procesos, agentes que movilizan calidad y resultados obtenidos.

Un saludo.

domingo, 26 de mayo de 2013

Certificación Integrada


Surge por la necesidad certificar los siguientes sistemas de gestión de una sola vez:
  • Certificación Medioambiental
  • Certificación de Calidad
  • Certificación de Seguridad y Salud Laboral
Permite evaluar y aportar una visión global para todos los sistemas en una sola auditoria de certificación, lo cual significa menos perturbaciones en la empresa.

Los objetivos básicos de la certificación son incentivar la calidad del producto, garantizar productos seguros, sanos y adecuados a su uso y simplificar la compra al consumidor entre otros.

El organismo en España de desarrollar la actividad de certificación es AENOR, este organismo se compone de unos órganos gestores encargados de la concesión de la marca de conformidad, que son:
  • Junta Directiva de AENOR. Dependen de la junta:
  • Comités Técnicos de Certificación.
  • Laboratorios de ensayos.
  • Entidades de evaluación.
  • Comisión de Certificación.
A su vez existen una serie de organismos internacionales, en los cuales España está representada por AENOR, que se encargan de desarrollar la normalización en el mundo, como son:
  • International Organization for Standarization (ISO)
  • Comité Europeo de Normalización (CEN)
  • Comité Europeo de Normalización Electrotécnica (CENELEC)
  • Comisión Electrotécnica Internacional (IEC)
  • Instituto Europeo de Normas de Telecomunicaciones (ETS)

Un saludo