Personas

El modelo organizativo de la gran mayoría de las Pymes podría definirse como tradicional ya que se observan las siguientes características que detallaran a continuación, por ello para afrontar los desafíos futuros en un mercado más cambiante, globalizado y competitivo, se recomienda cambiar a un modelo organizativo más flexible donde se den otras características.

Registros en mantenimiento

Como funciones básicas los registros deben incluir: 

• Inventario de equipo y ubicaciones técnicas, en donde se encuentran detalladas las características técnicas más relevantes de dichos equipos así como documentación adjunta para su consulta, planos, manuales de usuario, esquemas eléctricos, manuales de repuestos, etc. 
• Planificación de las tareas de mantenimiento y generación de órdenes de trabajo para su cumplimiento. En base a planes de mantenimiento y procedimientos predefinidos, el sistema propone un calendario con las tareas y revisiones a realizar en cada uno de los equipos. También permite planificar las actividades de mantenimiento a partir de frecuencias temporales o a partir de las horas de funcionamiento de cada máquina. 
• Registro del resultado de las ordenes de trabajo (tanto correctivas como planificadas en mantenimiento preventivo) en donde se informa al sistema de los trabajos realizados y su resultado: motivo de la intervención, revisiones realizadas, sustituciones-reparaciones de piezas, horas-hombre empleadas en la reparación o revisión y costes de mantenimiento. 
• Registro de incidencias detectadas en las instalaciones, seguimiento de las mismas y derivación en ordenes de mantenimiento si procede. 
• Estadísticas e informes sobre incidencias. 
  

Toda esta información que puede parecer un exceso de trabajo inútil ayudara con el tiempo y la adecuación del personal a agilizar y mejorar la ejecución de los distintos procesos.

Conservación y uso de los registros de mantenimiento.

Procedimientos y estandarización en Mantenimiento

La elaboración de manuales de procesos y su adecuada divulgación y control facilitan el éxito de la organización en sus diferentes actividades.

Con el estado actual de innovación tecnológica, la complejidad de los mercados y la competitividad, que tipifican el mundo empresarial moderno, los gestores deben interiorizar que la buena elaboración y difusión de los objetivos, políticas, estrategias, normas de trabajo y rutinas administrativas y operativas dentro del ámbito apropiado, son actos indispensables para el logro de los objetivos.

La finalidad de cualquier manual es ofrecer una descripción actualizada, concisa y clara de las actividades contenidas en cada proceso. Por ello, un manual jamás se puede considerar concluido y completo, ya que debe evolucionar con la organización.

Gestión de repuestos en mantenimiento

En este punto nos encontramos con un conflicto de intereses, desde el punto de vista técnico, cuantas más piezas de repuesto se tengan en el almacén mas se asegura la disponibilidad de los equipos, y desde otro punto de vista económico, cuantas menos piezas de repuesto haya almacenadas, menor capital inmovilizado. 

Por ello se deben buscar formulas que permitan asegurar la disponibilidad de los equipos con el mínimo capital inmovilizado posible.

Responsabilidad dentro del equipo

Es necesaria una diferenciación de los materiales que van a conformar el almacén de repuestos, en lo que respecta a la responsabilidad de cada una de las piezas que componen una máquina se pueden diferenciar en:

• Piezas sometidas a desgaste: A este grupo pertenecen aquellos elementos que unen piezas fijas y móviles o aquellas partes en contacto con fluidos, como cojinetes, casquillos, retenes, juntas, sensores.